نکاتی کلیدی در مورد سیستم های دانش آموزی ویندوزی( توصیفی ابتدایی، راهنمایی، و دانا متوسطه) که نباید فراموش شوند :
1- از صحت مشخصات سجلی دانش آموز در سامانه سناد اطمینان حاصل نمایید. (نام و نام خانوادگی/ش.ش/ت.ت/محل تولد و محل صدور شناسنامه و...)
2- عملیات ثبت نام دانش آموزان انتقال آمده یا انتقال رفته /به سایر مدارس را همواره از ترجیحاً طریق اینترنت/ اتوماسیون اداری/ویا سی دی انجام دهید.
3- موقع دریافت و یا انتقال دانش آموز به آموزشگاه دیگر سال و دوره مورد نظر بسته باشد و نگارش مدرسه مبدا و مقصد یکی باشد.
4- همیشه بعد از انجام اموری مثل ثبت نام/انتخاب واحد/ ورود نمرات مستمر/ ورود نمرات پایانی و نهایی و... حتماً پشتیبان (ذخیره) گرفته شود و با درج تاریخ و موضوع درون یک پوشه مشخص ( در درایوی به غیر از درایو ویندوز) ذخیره شود.
5- قبل از دریافت نگارش جدید، حتما پشتیبان(ذخیره) گرفته شود.بعد از دریافت نگارش نیز اولین اقدام<< بروزآوری نگارش>> از طریق منوی <<تسهیلات>> انجام گیرد و مجدداً ذخیره گرفته شود.
6- بعداز اتمام هر نوبت تحصیلی بروزآوری پایگاه را انجام داده و ذخیره گرفته شود و بر روی سی یا دی وی دی با سرعت پایین رایت گردد.
7- سی دی یا دی وی دی های پشتیبان را تاریخ گذاری نموده و در محلی امن و به دور از دسترس دیگران نگه دارید.( آرشیو ذخیره سیستم ها)
8- حدالامکان نگارش ها را بصورت انلاین دریافت گردد. و در هنگام دریافت نگارش از طریق اینترنت، تیک گزینه<< در صورت وجود نگارش جدید دریافت شود>> را بردارید.
10- رمز سیستم دانش آموزی را در اختیار سایر عوامل مدرسه قرار ندهید و برای مدیر مدرسه نیز از طریق منوی<< معرفی کاربران سیستم>> یک کاربر جدید ایجاد نموده و رمز اختصاصی ایشان را با رمز خود متمایز قرار داده و در اختیار وی قرار دهید.
11- بعلت حساسیت سیستم های دانش آموزی به ویروس از وصل نمودن فلش های مشکوک به ویروس های آلوده به سیستم های دانش آموزی خودداری نمایید.
12- حتماً در خصوص نصب آنتی ویروس قوی و سازگار با سیستم دانش آموزی با کارشناس فن آوری منطقه مشورت نموده و آنتی ویروس مورد تایید نصب و آپدیت شود.
13- حتماً در کنار میزکار خود کتاب << مجموعه مصوبات شورای عالی آموزش و پرورش>> و << راهبرد های مدیریت آموزشگاهی/آیین نامه ها و مقررات مدارس>> را داشته باشید و با مطالعه آنها، امور مدرسه را به موقع و مطابق با آیین نامه ها انجام داده و از تخلفات مطلع باشید.
14- در صورت امکان، سیستم دانش آموزی را روی یک رایانه مجزا نصب نمایید و از انجام سایر امور مدرسه روی آن رایانه خودداری نمایید. حتی الامکان ای هم که سیستم دانش آموزی روی آن نصب شده است، رمز پسورد بگذارید.
15- در صورت امکان، از محافظ الکتریکی بر روی کامپیوترتان استفاده نمایید تا در نوسات برق آسیب نبیند.
16- برای چاپ صحیح اسناد، از نصب صحیح چاپگر خود اطمینان حاصل نمایید.
17- اشتباهات دفترداران باسابقه و قبلی مدرسه را تکرار نکنید!!!!! با مطالعه کتاب آیین نامه و پرس جو از همکاران منطقه، همواره فرآیند های خود را اصلاح و بهینه نمایید و به همکاران خود در کارشناسی سنجش منطقه انتقال دهید.
18- برای تعمیر رایانه یا سیستم دانش آموزی، از جابجایی کیس به مراکز رایانه ای خود داری نمایید.
19- از جایگاه حساس و وظایف با اهمیت خود در مدرسه مطلع باشید.
20- مانیتور کامیپوتر را بگونه ای روی میز کار خود قرار دهید که در معرض دید دانش آموزان و سایر همکاران نباشد.
21- نصب سیستم دانش آموزی در خارج از مدرسه، تخلف اداری محسوب می شود.
با تشکر
