1- ابتدا در اکسل لیستی از کلیه متغیرها بنویسید. حتماً در ردیف اول عنوان ها را دقیق بنویسید. مثلاً نام و نام خانوادگی ، کلاس و شعبه، معدل ، رتبه و .... و آن را ذخیره کنید.

2- برنامه wordرا باز کنید و متن خود را به صورت دلخواه و زیبا تایپ کنید.

3- در هر قسمتی که می خواهید متغیری قرار دهید مثلاً جلوی نام دانش آموز کلیک کرده و به tabتب، mailing  بروید و گزینه  select recipients و سپسuse existing list  را انتخاب کنید.

4-فایل اکسل ذخیره شده را انتخاب کنید و پیامی را کهsheetحاوی اطلاعات را می پرسد و معمولاً sheet اول است تأیید کنید.

5-سپس در همان تبmailing، گزینه insertmergefieldرا انتخاب کنید این گزینه حاوی کلیه عناوین فایل اکسل مثل نام و نام خانوادگی و ... است. عنوان مدنظر خود را انتخاب می کنیم.

6-بعد از آن گزینهreviewresultsرا برای نمایش متغیرها بزنید. اینک ردیف 5 را برای سایر عنوانهای دیگر تکرار کنید مثلاً با رفتن به محل قرار گرفتن رتبه دانش آموز و و انتخاب عنوان رتبه از گزینهinsertmergefieldو سایر متغیرهای دیگر فایل خود را تکمیل کرده و  با زدن شکلnextوbackاز سمت راست منوی تب می توانید اسامی دانش آموزان و رتبه و سایر مشخصات را مرور و کنترل نمایید.

7-حال برای چاپ این فایلها کافیست گزینه آخر این تب یعنیfinish&merge  وprintdocumentsرا انتخاب کرده پس از تأیید برای تمام افراد لیستتان یک یا چند برگه (تقدیرنامه) چاپ کنید و نگران اشتباه و تکراری بودن و ... نباشید.